Succes eller fiasko med IT-projekter?

Computerworld havde i uge 45, 2003, en artikelrække der handlede om, hvilke evner en god projektleder bør have. "God til at afstemme forventninger, evnen til at indleve sig i kundens behov, velformuleret på alle niveauer, værdifuld spiller på strategisk niveau, tung erfaring, fremragende inspirator, professionel, resultatorienteret, engageret og overmenneske" var nogle af de karakteristika, som de interviewede lagde vægt på at en projektleder skal mestre. Alle disse karakteristika er helt sikkert vigtige for at være en kompetent projektleder. Listen over de krævede evner er faktisk endnu længere. En dygtig projektleder skal også have forretningsforståelse, økonomisk flair, teknisk og juridisk indsigt, menneskelig forståelse og branchekendskab for at nævne nogle af de vigtigste forudsætninger.

Linieledelse kontra projektledelse
I en af artiklerne bliver en projektleder sidestillet med en afdelingschef for en større afdeling. Den største forskel ved sammenligningen er vel, at projekt- lederen ofte har ansvaret for nogle af de mest komplicerede og krævende leverancer, der naturligt nok udskilles i selvstændige projekter. En anden væsentlig forskel er, at projektlederen sjældent har den samme grad af beslutningskompetence som afdelingschefen, hvorfor der skal søges accept hos projektejeren, men ofte også i styregruppen og måske hos virksomheds- ledelsen eller hos bestyrelsen - unægteligt lidt af en udfordring. Så jo, kravene til projektlederen er virkeligt store - specielt hvis der er tale om forretnings- kritiske eller komplicerede IT projekter, der ikke må kikse.

Virksomhedernes valgmuligheder
Karrierevejen for en dygtig projektleder er ofte at blive IT-chef eller ligefrem IT-direktør, og derfor er gode projektledere ofte en mangelvare. Dette kan mange IT-chefer bekræfte. Tendensen for udvælgelsen af projektlederne i virksomhederne er klar. Der rekrutteres ofte internt med den begrundelse, at kendskab til virksomheden, dens systemer, personale og teknik er afgørende. En viden der er vigtig for projektteamet at besidde, men som ikke er afgørende kriterier for placeringen af projektansvaret. Den interne projektleder hæmmes ofte af traditionel tænkning, uhensigtsmæssige arbejdsgange og af personlige relationer til kolleger i virksomheden. Barrierer som en ny, ekstern - og måske endda midlertidig - professionel projektleder måske bedre kan tackle, hvis virksomheden er indstillet på det. Så virksomhederne har et alternativ til intern rekruttering, som de kan benytte - specielt hvis virksomheden ikke har et permanent behov for projektledelseskapacitet.

Krav til en god projektleder
Men hvilke krav eller karakteristika bør så vægtes højst i definitionen af en god projektleder. Svaret er desværre ikke entydigt. Det afhænger i nogen grad af projektets og virksomhedens karakteristika, men der kan sagtens udstikkes nogle retningslinier for de vigtigste egenskaber.

Generelt skal man være varsom med at vælge teknisk kompetente medarbejdere som projektledere. De er helt uundværlige deltagere i projektteamet, men som projektledere har de en naturlig tendens til teknisk fokus. Projekter skal drives resultatorienteret med forretningsmæssig fokus på anvendelsen af IT til at understøtte virksomheden optimalt.

En god projektleder bør derfor have haft ledelsesansvar forud for ansvaret som projektleder - i hvert fald hvis det gælder større projekter. Solid ledererfaring er et must. Endvidere skal projektlederen have udpræget gode samarbejds- og konfliktløsningsevner, og helst være en man ser, eller kommer til at se, op til. Projektlederen skal være entusiastisk, struktureret, motiverende, ligefrem og udadvendt med en høj stresstærskel og skal prioritere indgående aftaler om leveringsterminer, pris og kvalitet højt. Projektlederen skal være synlig og mest mulig tilgængelig for alle og skal frem for alt være troværdig. Ingen kan med rimelighed forvente, at projektlederen er en troldmand, men der er ingen der accepterer at fejl og problemer skjules, og derfor skal projektlederen være troværdig og ærlig. Hvis projektlederen ikke besidder disse evner, så har projektet samlet set hårde odds fra starten af. Man kan derfor forudsætte og forvente, at store IT projekter kun bliver en succes, og opfylder sine mål, hvis det ledes af en dygtig og erfaren projektleder, men en række andre, vigtige forudsætninger skal naturligvis også være på plads.

Gode råd om projektstyring
Projektets rammebetingelser, typisk i form af et projektgrundlag, skal naturligvis være beskrevet før eller senest ved projektstart. Projektgrundlaget beskriver typisk vare (produkt), tid (leverancer) og pris (økonomi). Det er projektlederens ansvar at levere det aftalte, hvilket blandt andet stiller krav om en effektiv ændrings- og forventningsstyring. Nye krav skal altid konsekvens- vurderes og ændringer til projektgrundlaget skal godkendes af aftaleparterne. Projektlederen skal løbende finde og vurdere alternativer indenfor givne tids- og ressourcerammer og sige fra, hvis projektgrundlaget ikke tillader ændringen. En løbende godkendelse af leverancerne er afgørende for et godt projektforløb.

Projektbemandingen og organisationen skal være klar for alle, både i og udenfor projektet, og teamet skal kende deres opgaver, tidsfrister og ansvar. Der må kun være en ansvarlig for hver projektopgave. Synlige og letforståelige milepæle er vigtige i en tidsmæssig styring af leverancerne, og for større projekter kan et projektstyringsværktøj overvejes, som et hjælpemiddel til at skabe samlet overblik. Afhængigheder i og udenfor projektet skal identificeres, så disse i videst muligt omfang kan undgås.

Succesfulde IT-projekter?
De seneste par år har der ofte været fokus på IT skandaler og DANSK IT udgav for nogle år siden 10 dogmer, i form af anbefalinger, for gennemførsel af offentlige IT projekter. Rådene fra dengang, der sagtens kan anvendes i den private sektor, er stadig lige aktuelle, og tilsyneladende har branchen lært en del af skandalerne, da der i dag er længere mellem dem end tidligere.

Årsagen er utvivlsomt højere grad af fokusering og en strammere projekt- styring. Discipliner, der ofte tages alt for let på, når man tager de store investeringssummer i betragtning. Effektiv projektledelse er reelt en afgørende faktor for om IT projektet bliver en fiasko eller en succes.

Det ville jo være godt om IT branchen fremover i højere grad kunne slippe for at blive mindet om IT-boblen der brast eller skandaleramte IT projekter f.eks. gennem flere succesfulde IT-projekter.