Implementering af SAP i stedet for egenudviklede systemer i KMD

Kunde
KMD – tidligere Kommunedata – med hovedafdelinger i Ballerup, Odense, Århus og Ålborg.

Projekt
Det er KMD’s målsætning, ad åre, at udskifte alle de nuværende, egenudviklede, ofte usammenhængende og ældre IT systemer til en samlet, velintegreret systemsuite baseret på ERP systemet SAP.

Programmet der skal håndtere dette – der er et af Danmarks aktuelt største IT programmer – er på alle måder en kæmpestor satsning for KMD, idet både nye arbejdsmetoder, nye værk-tøjer, kompetencer, processer, systemer og markedsmuligheder er i spil. Der kræves solid forandringsledelse og styring under en sådan rejse, hvor man er i partnerskab med en af verdens største leverandører af virksomhedssystemer. Programmet, der hedder Opus, er derfor selvsagt den højst prioriterede udviklingsopgave hos KMD.

Målet for assistancen fra IT Managers var at bistå med at øge fokus på fremdrift og resultat-skabelse i den del af KMD’s omfattende programorganisation, der ad åre skal producere alle de nye ”kommunale” delsystemer på SAP platformen, kaldet Opus Produktion. Andre programmer etablerede driftsplatforme og basisdelsystemer, herunder økonomi-, løn- og HR-systemer.

Endvidere skulle der etableres en mere effektiv projekt- og programstyring med fokus på bedre planlægning og opfølgning samt fokuseres på at øge bevidstheden om bedre plan-lægning, opfølgning via overholdelse af indgåede aftaler om leveringstid og økonomi. Manglende styringsprocesser, herunder den nødvendige monitorering og rapportering, der kunne sikre ovenstående, skulle etableres.

Jens Birch Nielsen fra IT Managers var tilknyttet programmet i 18 måneder, indledningsvist som rådgiver for programmets ejer og efterfølgende som freelance Programme Manager med ansvar for styring og opfølgning.

Under Jens ledelse blev organisationen tunet, programgrundlaget etableret og alle projekters baselines blev fastlagt, hvilket var grundlaget for den rapportering og fremdriftsmåling, der efterfølgende blev etableret. Et programkontor, der bl.a. varetog administration af ressource-allokering, økonomistyring, dokumentarkiv og ledelsesrapportering, blev etableret, og der blev iværksat initiativer til acceleration af udviklingsprocessen, hvor bl.a. analyse-, krav- og designprocessen var for ineffektiv.

Programmet var organiseret i 10-12 projekter, der gennemførtes efter programplanen i det omfang der kunne skaffes ressourcer til dette. I gennemsnit arbejdede en bemanding på mellem 85-95 fuldtidsressourcer på programmet, og dette var til dels styrende for fremdriften.

Jens’ konsulentopgave for KMD afsluttedes med hans proaktive deltagelse i forbindelse med ansættelsen af en fastansat Programme Manager, der skulle overtage ansvaret efter Jens.

Periode
August 2008 - februar 2010

Resultat
Resultatet af Jens’ indsats var etablering af en lang række tiltag til bedre styring af programmet samt fokus på projektstyring gennem godkendte baselines som en afgørende disciplin. Dele af udviklingsprocessen blev effektiviseret og flere tidskritiske projekter blev gennemført.

Der blev således skabt et bedre udgangspunkt for programmets videre forløb.

Referencer
Vicedirektør Christian Aalbæk Nielsen, KMD og SAP enhedschef Jan Månsson optræder gerne som referencer.