Anskaffelse og implementering af nyt hovedsystem for Dansk Røde Kors

Kunde
Dansk Røde Kors (DRK) med hovedkontor i København. Ungdoms Røde Kors (URK) deltog også i projektet.

Projekt
Opgavens mål var at udvælge, anskaffe og implementere et nyt medlems- og kontingent- system i Dansk Røde Kors og samtidig sikre, at frivillige lokale afdelinger i DRK fik adgang til systemet.

Målet var oprindeligt at skaffe midler til en opgradering af det eksisterende medlemssystem, der viste sig at være både dyrt, ikke dækkede de funktionalitetsmæssige behov og var dårligt supporteret af en leverandør, der mistede markedsandele, hvilket var uholdbart. På baggrund af IT managers rådgivning blev målet derfor ændret til at udskifte systemet samt bane vejen for en generel implementering af ERP i de to organisationer.

Projektet var en betydelig udfordring for DRK. Dels fordi man gennem mange år havde haft decentraliseret ansvar for køb og anvendelse af de forretningsmæssige IT systemer. Systemerne var derfor dårligt integreret og den samlede IT anvendelse var usammen- hængende. Dels fordi ressourcerne var relativt knappe og sidst men ikke mindst fordi den nødvendige faglige viden var koncentreret på få nøgleressourcer.

Projektet var et af de højst prioriterede, interne projekter hos DRK, og IT Managers varetog både rådgivning, styring og ledelse af projektet fra projektinitiering til projektafslutning.

Indledningsvist blev der udarbejdet en overordnet kravspecifikation samt gennemført en solid vurderingsfase, hvor der blev udvalgt en leverandør. Parallelt med dette blev projektet beskrevet og kontrakter forhandlet på plads. Specielt udvælgelsesforløbet kompliceres af mange deltagere fra DRK og URK, men processen var væsentlig for at der blev skabt konsensus og opbakning om den valgte leverandør og deres systemplatform.

Resultatet af projektet var, at DRK fik et tidssvarende standardsystem der i langt højere grad understøttede de processer, der var behov for. Gennem bedre integration til øvrige systemer øgedes graden af automatisering og mulighed for selvbetjening betydeligt, hvorved en mængde manuelle og tidskrævende arbejdsopgaver forsvandt. Dette skabte generelt højere tilfredshed og lavere fejlrater.

Under Jens Birch Nielsens projektledelse blev projektet sammen med den valgte leverandør organiseret i faser og milepæle og der blev allokeret de nødvendige forretningsressourcer og specialister til projektet. Under det samlede projektforløb var ca. 25 projektdeltagere involveret.

Periode
Januar 2009 - august 2010

Resultat
Resultatet af projektet var en succesfuld implementering af et nyt medlemssystem i DRK, der i højere grad end tidligere hang sammen med de øvrige systemer og processer i DRK.

Projektet skabte således et solidt grundlag for en videre modernisering af DRK’s samlede IT anvendelse.

Referencer
Administrationschef Bo Jørgensen Bleeg, Dansk Røde Kors optræder gerne som reference.